廖正远律师谈企业合同审查的主体与分工

摘要 : 廖正远律师认为,无论是集团大公司,还是发展中的小公司,均可以要求合同经办部门参与企业法律顾问或者外聘律师协作共同负责合同审查,甚至要求财务与投资部门等合同项目相关部门共同会签,那是最好不过。
  廖正远律师认为,无论是集团大公司,还是发展中的小公司,均可以要求合同经办部门参与企业法律顾问或者外聘律师协作共同负责合同审查,甚至要求财务与投资部门等合同项目相关部门共同会签,那是最好不过。
  很多单位聘请法律顾问之后,均把合同审查的事务全部交给外聘律师处理。但事实上,公司企业经营中的合同审查,让公司内部合同管理流程所涉及的各相关部门根据各自职能,在审查合同时群策群力,发挥集体的力量和智慧才能达到最佳效果。
  一、合同经办部分配合企业法律顾问律师负责前期的审查合同
  合同经办部门应该是合同审查工作的发起部门,一般主要负责合同项目前期的立项审批、招投标、商务谈判以及合同文本的草拟、合同签订、合同履行(部分合同的履行由其他部门负责)。
  实践中,有很多法律服务单位均要求外聘的律师负责起草合同文本,这种做法会让律师的最后审查受到前期的主观影响很大,同时忽视了合同经办部门与合同相对方联系更为紧密、以及对合同项目背景有更深入的了解等情况。但是由合同经办部门对草拟审查合同,也应有所限制。大致可以归纳为如下三个方面:
  1、负责审查合同对方主体的合法性。
  企业经办部门在项目前期的招投标或谈判阶段,应对合作意向方的经营资质及背景进行了解,要求对方提供营业执照等主体资质证明文件。涉及需要对方取得经营许可、资质证书或授权证书的,经办部门应完成对合作主体(即将的合同签约主体)的身份信息进行真实性、合法性验证。
  2、负责对合同相对方的履约能力进行考察。
  为了保证合同的顺利履行,应对包括合同相对方的支付能力和生产经营能力为主的履约能力进行考察。根据经验,审查合同相对方的支付能力,主要通过审查对方当事人的注册资本、资金来源、银行存款、偿付能力等情况;而审查生产经营能力,则主要通过审查对方的生产能力、生产规模、技术水平、产品质量、交货能力等情况。可以通过工商登记机关查询对方以下信息了解前述情况:
  (1)基本情况。包括企业性质:分布在哪个行业,所处地位;企业的产品处于市场初期阶段还是成熟阶段;企业的人员构成、营业额等。
  (2)注册资本及净资产。需要指出的是现实生活中大量存在抽逃出资、虚假验资等情形,因此不能仅从注册资本判断其经济实力,需要综合考虑如净资产、经营状况等其他因素进行综合判断。
  (3)法定地址及实际经营场所。这主要为其他方面的调查提供线索。
  (4)公司账号信息。必要时要求对方提供由银行出具的公司基本帐户证明。
  (5)实地考察。考察团队最好由企业高级管理人员、主管负责人、专业技术人员、法律人员和财务人员等。
  3、负责合同项目内容、前置性审批文件及背景资料进行真实性、合规性审查。
  4、草拟合同文本并负责对合同文本进行全面预审。
  这主要包括从商务角度审查合同条款的周密性、有利性;从形式角度审查流程的合规性、文字的准确性、格式的规范性等。
  二、法律部门包括外聘律师企业法律顾问的合同审查工作
  这一阶段对合同审查工作主要包括三个方面:
  1、对合同文本及其附件内容的实质审查。主要审查合同内容的合法性有效性等内容;
  2、对合同形式方面对内容进行补充审查,主要对合同资料的完整性、合同文本形式完整度进行审查;
  3、通过对合同内容的合法性情、有效性进行分析审核,实现对合同风险的事前控制。
  三、其他合同会签部门的合同审查工作
  比如采购部门对合同中采购的标的物种类、数量、规格、质量等内容进行审核确认;财务及投资部分负责对合同中涉及的费用支出与投资相关内容进行审批确认等。
  总之,廖正远律师认为合同审查不仅仅是企业法律顾问律师的工作内容,作为一个系统工程还需公司相关部门的配合,发挥各自所长,方能尽善尽美。
  廖正远律师谈企业合同审查的主体与分工,作者重庆律师廖正远。
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